В соответствии с постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 года № 436 «Об утверждении правил делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти», целях установления единого порядка делопроизводства в администрации сельского поселения Тряпинский сельсовет ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в администрации сельского поселения Тряпинский сельсовет муниципального района Аургазинский район.

2. Настоящее постановление и утвержденные Правила разместить на сайте «tryapinsky.munrus.ru»и обнародовать на информационном стенде администрации сельского поселения Тряпинский сельсовет для официального опубликования.

3.Настоящее Постановление вступает в силу с момента опубликования

4. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой

Глава сельского поселения

Тряпинский сельсовет И.С.Захарова

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbspУтверждены

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbspпостановлением главы

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbspсельского поселения

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp&nbspот 25.08.2011г № 13

ПРАВИЛА

делопроизводства в администрации

сельского поселения Тряпинский сельсовет

муниципального района Аургазинский район

I. Общие положения

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в администрации сельского поселения Тряпинский сельсовет муниципального района.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp

II. Основные понятия

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp3. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspдокументирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspделопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации сельского поселения-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspдокумент – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации сельского поселения-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspэлектронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspдокументооборот – движение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки-

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа-

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspкопия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющие юридической силы-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspрегистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspноменклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации сельского поселения, с указанием сроков их хранения-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspдело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации сельского поселения-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspслужба делопроизводства – структурное подразделение администрации сельского поселения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в администрации сельского поселения.

III. Создание документов в администрации сельского поселения

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp4. Документы, создаваемые в администрации сельского поселения, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм, только копии документов) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp5. Бланки администрации сельского поселения разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – вернее и нижнее.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp7. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации муниципального района, являются:

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspа) Государственный герб Республики Башкортостан или герб муниципального района Аургазинский район-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspб) наименование администрации сельского поселения на государственных языках Республики Башкортостан-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspв) должность лица, подписавшего документ-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspг) подпись должностного лица-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspд) вид документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspе) место составления (издания) документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspж) справочные данные об органе администрации муниципального района-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspз)адресат-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspи) дата документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspк) регистрационный номер документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspл) наименование документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspм) текст документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspн) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspо) отметка о наличии приложений-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspп) гриф согласования-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspр) гриф утверждения-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspс) виза-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspт) оттиск печати-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspу) отметка о заверении копии-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspф) отметка об исполнителе-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspх) указания по исполнению документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspц) отметка о контроле документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspч) отметка об исполнении документа-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspш) отметка о конфиденциальности.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp8. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp9. Согласование документа в администрации сельского поселения оформляется визой уполномоченного должностного лица или оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота

в администрации сельского поселения

10. В документообороте администрации сельского поселения выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая)-

б) отправляемая документация (исходящая)-

в) внутренняя документация.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp11. В администрации сельского поселения доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp12. Документы, поступающие в администрацию сельского поселения, проходят в общем отделе первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp13. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp14. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий день.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp15. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации сельского поселения.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp16. Зарегистрированные документы передаются управляющим делами администрации на рассмотрение главе сельского поселения или по его решению – иным должностным лицам администрации сельского поселения. Документы с указанием по исполнению передаются специалистом по делопроизводству исполнителям.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp17. Подлинник документа направляется ответственному за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копию документа.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp18. Документы после подписания главой сельского поселения передаются специалисту по делопроизводству для регистрации и отправки.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp21. Специалист по делопроизводству осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документов рассылке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp19. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий день.

20. В администрации сельского поселения специалистом по делопроизводству ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются и представляются главе сельского поселения в установленном порядке.

21. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации сельского поселения используются обязательные сведения о документах:

а) адресант

б) адресат

в) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

г) вид документа

д) дата документа

е) номер документа

ж) дата поступления документа

з) входящий номер документа

и) ссылка на исходящий номер и дату документа

к) наименование текста

л) индекс дела

м) сведения о переадресации документа

н) количество листов основного документа

о) количество приложений

п) общее количество листов приложений

р) указания по исполнению документа

с) должность, фамилия и инициалы исполнителя

т) отметка о конфиденциальности

V. Документальный фонд администрации муниципального района

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp22. Администрация сельского поселения:

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspа) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspб) разрабатывает и утверждает по согласованию с архивным отделом администрации муниципального района номенклатуру дел, образующихся в процессе его деятельности-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp23. Формирование документального фонда администрации осуществляется специалистом по делопроизводству путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архивный отдел администрации.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp24. Номенклатура дел администрации:

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspа) составляется специалистом по делопроизводству на основе номенклатур дел структурных подразделений-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspб) утверждается главой сельского поселения не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года-

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspв) один раз в пять лет согласовывается архивным отделом администрации муниципального района-

25. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

26. Дела со дня их формирования до передачи в архив или их уничтожения хранятся в структурных подразделениях администрации по месту их формирования.

27. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам администрации на рабочий день, ежедневно в конце рабочего дня подлежат возврату. Иным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации или управляющего делами администрации сельского поселения.

28. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы сельского поселения с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах изъятия подлинника.

29. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня их хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив администрации производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях администрации. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

30. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

31. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации сельского поселения определяется Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbspVI. Особенности работы с электронными документами

в администрации сельского поселения Тряпинский сельсовет

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp32. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации сельского поселения Тряпинский сельсовет .

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp33. Для подписания электронных документов администрации сельского поселения Тряпинский сельсовет используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp34. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp35. Прием и отправка электронных документов осуществляется специалистом 1 категории администрации.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp36. При получении электронных документов специалист 1 категории осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp37. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главы администрации сельского поселения Тряпинский сельсовет , направлении электронных документов ответственным исполнителям администрации, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp38. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp39. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp40. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp41. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации сельского поселения Тряпинский сельсовет в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

&nbsp&nbsp&nbsp&nbsp42. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой администрации сельского поселения Тряпинский сельсовет, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.